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Rechnungen & vorbereitende Buchhaltung – Klarheit in Zahlen, Ruhe im Alltag

Ich bringe Ordnung in Ihre Zahlen und Routine in Ihren Cashflow.

Rechnungen schreiben, Belege sortieren, Zahlungseingänge prüfen, Mahnungen rausschicken – Dinge, die wichtig sind, aber nie wirklich Zeit haben.
Ich übernehme genau das – mit Sorgfalt, Struktur und Verlässlichkeit.

Als virtuelle Assistentin aus dem Raum München / Starnberg halte ich Ihnen den Rücken frei, wenn Buchhaltung und Papierkram anfangen, zu viel Raum einzunehmen. Ich kümmere mich um

  • Rechnungen
  • Angebote
  • Belegorganisation und
  • vorbereitende Buchhaltung,

damit Sie sich auf Ihr Geschäft konzentrieren können – ohne Rückstau, ohne Chaos, ohne Nachtschichten.

Backoffice leicht gemacht
persönliche assistentin sylvia zernikow münchen starnberg

"Gute Zusammenarbeit erkennt man daran, dass nichts liegen bleibt.“

Wenn Rechnungen pünktlich rausgehen und Belege sauber vorbereitet sind, wirkt das nicht nur professionell, sondern spart bares Geld.

virtuelle assistenz für die buchhaltung

Ihre Vorteile auf einen Blick

Rechnungen und Belege sind nicht das Herzstück Ihres Geschäfts, aber sie halten es am Laufen. Ich sorge dafür, dass Zahlen, Ablagen und Fristen stimmen – ohne dass Sie sich ständig darum kümmern müssen.

Was Sie erwarten können:

  • Rechnungs- & Angebotsservice nach Ihren Vorlagen oder CI

  • Prüfung von Zahlungseingängen und Nachverfolgung offener Posten

  • Vorbereitende Buchhaltung inklusive Belegsammlung und Vorkontierung

  • Mahnwesen nach abgestimmten Texten und Fristen

  • Digitale Ablage mit logischer Ordnerstruktur und klarer Benennung

  • Export & Übergabe an Ihre Steuerkanzlei (z. B. DATEV, Lexoffice, sevDesk)

  • Diskretion & DSGVO-Konformität – keine sensiblen Daten außerhalb Deutschlands

  • Mitdenken inklusive: Ich erkenne wiederkehrende Fehlerquellen und optimiere Abläufe

So entsteht eine Buchhaltungsroutine, die leise im Hintergrund läuft – verlässlich, sauber und ohne Mehraufwand für Sie.

Wann wollen wir starten?

„Wenn Abläufe stimmen,
wird der Kopf wieder frei für das Wesentliche.“

Wie ich arbeite – vom Beleg zum sauberen Monatsabschluss

Ich halte es einfach: klare Strukturen, saubere Übergaben, kein Fachchinesisch.
Mein Ziel ist, dass Sie jederzeit wissen, wo Sie stehen – ohne sich durch Unterlagen, Ordner oder Tools kämpfen zu müssen.

1. Kennenlernen & Setup

Wir besprechen kurz, welche Tools Sie nutzen, wie Ihre Belege aktuell organisiert sind und welche Anforderungen Ihre Steuerkanzlei hat.
Danach steht der Plan für Zugänge, Ablagestruktur und Vorgehensweise.

2. Übergabe & Strukturaufbau

Ich lege die Ordnerstruktur an, prüfe bestehende Belege, gleiche Nummernkreise und Vorlagen ab und richte alles so ein, dass Sie den Überblick behalten.

3. Laufende Umsetzung

Ich erfasse Belege, erstelle Rechnungen, kontrolliere Zahlungseingänge und halte offene Posten aktuell.
Wenn etwas fehlt oder unklar ist, melde ich mich – kurz, präzise, lösungsorientiert.

4. Feinschliff & Reporting

Am Monatsende gibt’s eine Übersicht: Offene Posten, bezahlte Rechnungen, Mahnungen und Exportdaten für die Steuerkanzlei.
So geht nichts unter, und Sie können mit ruhigem Gewissen abschließen.

Ergebnis: ein transparentes, verlässliches System, das läuft – selbst dann, wenn Sie gerade nicht dran denken.

Termin für Schritt 1 ausmachen

„Ordnung spart mehr Zeit, als jede App verspricht.“

Zahlen sind sensibel

Umso wichtiger ist es, jemanden zu haben, der sorgfältig arbeitet, vertraulich mit Daten umgeht und Verantwortung übernimmt, ohne ständig nachzufragen. Ich arbeite vor allem für kleine Unternehmen, Selbständige und Dienstleister, die Ordnung, Klarheit und Verlässlichkeit im Hintergrund brauchen, um im Alltag handlungsfähig zu bleiben.

Typische Kund:innen sind

  • Kanzleien & Steuerberater-Mandanten: saubere Belegvorbereitung, pünktliche Übergaben, strukturierte Ablage

  • Handwerksbetriebe & Bauunternehmen: Abschlags- und Schlussrechnungen, Angebotsverwaltung, Nachtragsorganisation

  • Ärztliche & therapeutische Praxen: strukturierte Belegführung, Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen, DSGVO-konforme Abläufe

  • Coaches, Berater:innen & Trainer:innen: regelmäßige Rechnungsstellung, Paketlogiken, automatische Zahlungsübersichten

  • Start-ups & KMU: skalierbare Abläufe ohne feste Buchhaltungsstelle

  • Freiberufler:innen & Selbständige: Entlastung bei wiederkehrenden Routinen, Klarheit bei Zahlungseingängen

Bereit durchzuatmen?
vorbereitende buchhaltung raum starnberg

„Manchmal ist die größte Freiheit eine saubere Ablage.“

Datenschutz & Vertraulichkeit – besonders bei Finanzdaten

Wenn es um Rechnungen und Belege geht, endet Vertrauen nicht bei der Arbeit – es beginnt dort. Ich behandle alle Daten, Dokumente und Zahlungsvorgänge so, als wären es meine eigenen. Diskretion ist für mich kein Extra, sondern Standard.

Was Sie von mir erwarten können:

  • 100 % DSGVO-konforme Abläufe – ausschließlich mit sicheren, deutschen Tools und Servern

  • Verschwiegenheit garantiert durch NDA (Vertraulichkeit) und AVV (Auftragsverarbeitung)

  • Kein Cloud-Chaos: Datenablage und Dokumentenaustausch nur über vereinbarte Kanäle

  • Zugriffsmanagement nach dem Need-to-know-Prinzip – niemand sieht mehr, als nötig ist

  • Lösch- und Archivierungslogik nach Ihren Vorgaben, keine unnötige Speicherung

  • Keine Drittanbieter außerhalb der EU – keine Schatten-Backups, keine offenen Plattformen

Ich weiß, dass Finanzdaten nicht nur Zahlen sind, sondern Verantwortung. Darum gilt: Sicherheit, Verlässlichkeit und Vertrauen sind die Basis jeder Zusammenarbeit – und keine Zusatzleistung.

Preise & Verfügbarkeit – klare Regeln, kein Kleingedrucktes

Ich arbeite transparent, kalkulierbar und ohne versteckte Zusatzkosten. 

Sie zahlen nur die Zeit, die Sie wirklich brauchen – ob punktuell oder regelmäßig.

So behalten Sie Kosten und Aufgaben jederzeit im Griff.

Zwei Modelle stehen zur Auswahl:

  • Flexible Stunden: ideal für den Einstieg, Projektspitzen oder temporäre Entlastung – ab 45 €/h

  • Monatliche Pakete: feste Kapazitäten, garantierte Zeiten, priorisierte Bearbeitung – ab 500 € pro Monat

Beide Varianten können jederzeit angepasst oder kombiniert werden. 

Ich arbeite bewusst nur mit einer begrenzten Zahl an Kund:innen gleichzeitig, damit Qualität, Datenschutz und Verfügbarkeit auf gleichbleibend hohem Niveau bleiben.

Termin vereinbaren

„Ruhe im Kopf beginnt mit Ordnung im System.“

Letzte Chance vor dem Footer, um Fragen zu stellen
(und Antworten zu bekommen)

Nein. Ich erledige die vorbereitende Buchhaltung: Belege sammeln, vorkontieren, beschriften, OPOS pflegen, Exporte für die Steuerkanzlei. Die Endbuchführung bleibt bei Ihrer Kanzlei.

Ja. Ich arbeite in Ihrer Software mit Ihren Vorlagen, Nummernkreisen und Zahlungszielen. Auf Wunsch inkl. Versand und Nachverfolgung.

Regelmäßig: Lexoffice, sevDesk, FastBill, Billomat, Microsoft/Google-Ablagen, PDF-Tools, Scan-Workflows. DATEV-Export ist Standard. Andere Tools nach Absprache.

Strukturiert und abgestimmt: Mahnstufen, Fristen, Texte definieren → ich setze automatisiert um, dokumentiere Rückmeldungen, halte OPOS aktuell und eskaliere nur nach Freigabe.

Nach kurzem Setup meist innerhalb weniger Tage. Ich richte Ordnerlogik, Vorlagen und Zugänge ein und beginne mit Rechnungen/Belegen parallel.

NDA + AVV, Zugriffe nach Need-to-know, keine Non-EU-Cloud, Daten nur in vereinbarten Kanälen, Lösch-/Archivierungsregeln nach Ihren Vorgaben.

Ja. Entweder Scan-Workflow bei Ihnen oder Posteinsendung → ich digitalisiere, benenne einheitlich und archiviere strukturiert.

Ja. Ich richte wiederkehrende Rechnungen, Serientexte und Zeitpläne ein, prüfe Zahlungseingänge und melde Abweichungen.

Ja. Monatsreport mit: ausgestellten Rechnungen, Zahlungseingängen, OPOS, Mahnungen, offenen To-dos, Exportstatus. Auf Wunsch wöchentlich kurz.

  1. Rechnungen/Angebote, 
  2. OPOS + Mahnwesen, 
  3. Belegorganisation + DATEV-Export. Danach Feinschliff (Vorlagen, Automatisierungen).

Ja. Beginnen Sie mit einem kleinen Kontingent. Wenn Routine steht, erhöhen wir Kapazitäten ohne Reibungsverluste.