Büroservice & Backoffice für München und Umgebung – Power up your office

Ich bringe Ordnung in Ihre Zahlen und Routine in Ihren Cashflow.

Ihr Kerngeschäft verdient volle Aufmerksamkeit. Doch stattdessen binden Ablage, Dokumente, Nachverfolgung, Schriftverkehr und interne To-dos Zeit – und blockieren genau die Stunden, in denen Sie eigentlich Wert schaffen könnten.

Genau hier beginnt mein Büroservice: Ich übernehme das administrative Tagesgeschäft, strukturiere Abläufe, halte Vorgänge sauber nach und sorge dafür, dass nichts mehr „zwischen Ordner, Schreibtisch und Kopf“ hängen bleibt.

Statt wechselnder Aushilfen oder anonymer Services bekommen Sie eine feste Ansprechperson, die eigenständig arbeitet und sofort einsatzbereit ist – ohne Vertrag, ohne Büro, ohne Aufwand.

Kurz gesagt: Sie arbeiten wieder mehr am Unternehmen, während ich sicherstelle, dass es im Unternehmen rundläuft.

"Ein System, das nur im Kopf existiert, ist keins.“

Ein funktionierendes Backoffice fühlt sich fantastisch an und schafft Freiheit.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Was Sie abgeben können:

Dokumente, Korrespondenz, Ablage, Datenpflege, vorbereitende Buchhaltung
Interne Organisation, Protokolle, Formulare, Vorlagen, Rechnungen
Nachfassen von Angeboten, Rückmeldungen, offenen Vorgängen
Telefonservice, E-Mail- & Terminmanagement
Pflege von Kundendaten, Projektordnern, Checklisten, CRM-Einträgen

Was Sie zurückbekommen:

Eine geordnete Ablage statt Suchaufwand
Klare Prozesse statt spontaner Improvisation
Feste Zuständigkeit statt Aufgaben-Stau auf Ihrem Tisch
Dokumentierte Vorgänge statt Kopfabhängigkeit
Entlastung ohne neuen Mitarbeitenden, ohne Overhead

„Struktur ist leise – aber sie verändert alles.“

Wie ich arbeite

Ich arbeite nicht „zu“, sondern übernehme ganze Abläufe, damit Dinge nicht nur erledigt werden – sondern funktionieren.
Ziel: Sie müssen weder erklären, noch nachhalten, noch kontrollieren. Ich übernehme, strukturiere, dokumentiere – und halte Ihnen den Rücken frei.

1. Kennenlernen, Analyse der Ist-Situation & Aufgabendefinierung

Was bleibt liegen? Wo hakt es? Was kostet am meisten Zeit?
Wir definieren Aufgaben, Zugänge, Prioritäten und Übergabepunkte – nicht in 5 Meetings, sondern in einem Termin.

2. Systemaufnahme & Ordnung schaffen

Ich sorge für eine nachvollziehbare Struktur: Ordner, Vorlagen, Dateibenennung, Prozessschritte.
Nichts wird „weitergeführt wie bisher“, wenn es ineffizient ist – aber alles bleibt für Sie verständlich.

3. Übernahme der wiederkehrenden Aufgaben

Ablage, Protokolle, interne Kommunikation, Angebotsnachverfolgung, Formularpflege, Dokumentenvorbereitung – ich kümmere mich eigenständig darum.
Sie sehen nur noch Ergebnisse, keine Zwischenschritte.

4. Regelmäßige Kurz-Updates statt ständiger Abstimmung

Kein Chat-Ping, kein Rückfragengewitter. Sie bekommen kurze Statusmeldungen: „Erledigt“, „Wartet auf Rückmeldung“, „Benötigt Freigabe“. Mehr nicht.

5. Feinschliff nach 2–3 Wochen

Dann optimieren wir: Was lässt sich automatisieren? Was kann in Vorlagen? Was kostet unnötig Schleifen?
Ziel: ein Backoffice, das nicht von Personen, sondern von Prozessen abhängig ist.

Ergebnis: Ihr Unternehmen wirkt professioneller, Entscheidungen laufen schneller, und Ihre Admin-Arbeit schrumpft auf ein Minimum.

„Stabilität entsteht selten durch Tempo – fast immer durch Struktur.“

Für wen Büroservice besonders sinnvoll ist

Typische Kund:innen fürs Backoffice:

KMU & wachsende Betriebe
→ interne Strukturen fehlen, aber Aufgaben steigen
Kanzleien & Steuerberater
→ Dokumente, Fristen, Mandantenkorrespondenz, Protokolle
Handwerk & Bauunternehmen
→ Angebote nachhalten, Projektordner pflegen, Ablage digitalisieren
Coaches, Berater:innen & Trainer:innen
→ Kundenkommunikation, Materialversand, Workshop-Organisation
Freiberufler:innen & Solo-Unternehmen
→ Entlastung ohne Festanstellung, ohne Mitarbeiterverantwortung
Start-ups
→ Backoffice-Struktur aufbauen, bevor Chaos Routine wird

Gemeinsam ist allen: der Bedarf an Ordnung wächst schneller als die Zeit, die dafür bleibt.

„Freiheit beginnt da,
wo keine offenen Vorgänge mehr im Kopf liegen.“

Datenschutz & Vertraulichkeit – weil Backoffice oft mehr Einblick bedeutet als Buchhaltung

Wer Einblick in interne Abläufe, Dokumente, Kundendaten oder Entscheidungsprozesse erhält, muss mehr können als „sorgfältig arbeiten“. Es gilt vertrauenswürdig zu arbeiten – nachprüfbar, dokumentiert, DSGVO-sicher und ohne Grauzonen. Genau so ist meine Zusammenarbeit aufgebaut.

Was das konkret bedeutet:

Zugriff nur über eigene Accounts oder delegierte Freigaben – keine Passwortweitergabe
NDA (Verschwiegenheit) und AVV (Auftragsverarbeitung) standardmäßig möglich
Nutzung ausschließlich DSGVO-konformer Tools – keine US-Clouds im Hintergrund
Dokumente bleiben in Ihrem System, nicht in meinem
Klare Lösch- und Archivierungsregeln statt „ja, irgendwo abgespeichert“
Zugriff auf sensible Ordner nur nach Freigabe – kein „Generalzugriff auf alles“
Keine Weitergabe von Daten, kein stilles Outsourcing an Dritte

Vertraulichkeit ist kein Versprechen, sondern ein Prozess – und der ist bei mir immer mitgedacht.

Preise & Verfügbarkeit – fair, flexibel, ohne unnötige Bindung

Backoffice-Entlastung muss kalkulierbar sein – nicht überraschend, nicht intransparent und nicht an starre Mindestlaufzeiten gebunden.
Deshalb gibt es bei mir zwei klar definierte Modelle, die sich nach Ihrem tatsächlichen Bedarf richten – nicht nach Agenturlogik oder versteckten Zusatzkosten.

Wie bei allen meinen Leistungen stehen Ihnen zwei Modelle zur Verfügung:

Flexibles Stundenmodell – ab 45 €/h
Ideal für punktuelle Unterstützung oder zum Einstieg.
Monatliche Pakete – ab 500 €
Für feste Abläufe, wiederkehrende Aufgaben und planbare Entlastung.

Beide Modelle sind jederzeit skalierbar.
Ich arbeite nur mit einer begrenzten Zahl an Kund:innen gleichzeitig, damit Qualität und Verfügbarkeit stabil bleiben.

Warum ich keine Dumpingpreise anbiete

Weil echter Büroservice nicht „ein bisschen tippen“ ist, sondern Verantwortung, Genauigkeit und Prozessdenken erfordert.
Wer nur billig sucht, bekommt Aushilfe.

Wer Entlastung sucht, bekommt Assistenz – und das ist ein Unterschied.

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Arbeiten Sie in unseren Tools oder bringen Sie eigene mit?

Ich arbeite in Ihren Systemen. Ob Microsoft 365, Google Workspace, Notion, Dropbox, CRM oder Projektmanagement-Tool – ich passe mich an.

Übernehmen Sie auch Aufgaben, die nicht täglich anfallen?

Ja. Backoffice betrifft oft wiederkehrende, aber nicht zwingend tägliche Tätigkeiten. Ich arbeite sowohl dauerhaft als auch in Intervallen – z. B. wöchentlich, 14-tägig oder projektbezogen.

Wie viel Zeit spare ich wirklich?

Erfahrungsgemäß 5–15 Stunden pro Woche – je nach Ausgangssituation.
Der größte Effekt ist aber nicht nur Zeit, sondern mentale Entlastung: weniger Offenes, weniger Nachdenken, weniger Chaos.

Arbeiten Sie auch vor Ort in München / Starnberg?

Ja, nach Absprache. Primär remote, aber punktuell vor Ort möglich – z. B. für physische Dokumente, Teameinführung oder Prozessaufnahme.

Wie sieht die Übergabe aus, wenn aktuell gar keine Struktur vorhanden ist?

Kein Problem. Viele meiner Kund:innen beginnen im „gewachsenen Chaos“. Ich richte zuerst eine praktikable Grundstruktur ein (Ordnerlogik, Dokumenten-Workflows, Vorlagen) und übernehme danach die laufenden Aufgaben.

Ist das steuerlich absetzbar?

Ja. Externe Assistenz ist als betriebliche Ausgabe voll absetzbar.

Sind physische Unterlagen ein Problem?

Nein. Ich arbeite digital, Scans sind möglich, Postweiterleitung ebenfalls – oder ich richte mit Ihnen einen zuverlässigen Scan-Workflow ein.

Übernehmen Sie auch interne Kommunikation?

Ja, z. B. Protokollversand, Nachfassung offener Punkte, Projektdokumentation oder Abstimmungen mit Lieferanten/Kund:innen.

Ersetzen Sie eine interne Assistenz?

In vielen Fällen: ja – nur ohne Fixkosten, Büroplatz oder Urlaubsplanung.
In anderen Fällen ergänze ich bestehende Teams, wenn dort Kapazität oder Struktur fehlt.

Benötige ich bestimmte Tools oder Software?

Nein. Ich arbeite mit Ihren bestehenden Systemen. Wenn keine vorhanden sind, schlage ich DSGVO-taugliche Lösungen vor – aber nur, wenn sie wirklich sinnvoll sind. Kein „Tool-Zirkus“.

Können Sie auch interne Mitarbeiter entlasten statt nur die Geschäftsführung?

Ja. Häufig entlaste ich Teammitglieder, die eigentlich für Fachaufgaben eingestellt wurden – aber im Admin-Sumpf feststecken. Ergebnis: mehr Produktivität intern, weniger Kleinkram extern.