Telefonservice für München, Umgebung und die Welt – Ihre deutschsprachige Assistenz für alle Fälle.
Zuverlässig, vertraulich, persönlich
Ihr Telefon klingelt und Sie sind mitten im Kundentermin, auf der Baustelle oder einfach im Fokusmodus und können oder wollen nicht rangehen. Alles klar!
Als virtuelle Assistentin aus dem Raum München / Starnberg übernehme ich Ihren Telefonservice – persönlich, zuverlässig und mit dem Gespür für das, was wirklich wichtig ist.
Jeder Anruf ist eine Chance. Ich nehme Gespräche in Ihrem Namen an, notiere Anliegen, leite Informationen weiter und koordiniere Rückrufe – professionell, freundlich und so, als wäre ich direkt Teil Ihres Teams.
Entlastung, die sofort spürbar ist
Viele meiner Kund:innen sagen nach kurzer Zeit dasselbe: „Endlich jemand, der mitdenkt – und nicht nur ans Telefon geht.“
Überzeugen Sie sich einfach selbst. Ob Kanzlei, Handwerksbetrieb, Praxis oder Solo-Unternehmen: Wenn der Telefonservice läuft – gewinnen Sie Ruhe, Fokus und Verlässlichkeit.
„Klarheit ist der schönste Luxus im Geschäftsalltag.“
Ihr Unternehmen bleibt jederzeit erreichbar – Sie können beruhigt sein, dass Kunden dranbleiben.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Ein externer Telefonservice ist nur dann hilfreich, wenn er sich anfühlt wie intern.
Darum arbeite ich nicht nach Schema F, sondern so, wie Sie oder Ihr Team es selbst tun würden – nur eben verlässlich, strukturiert und pünktlich.
Was Sie erwarten können:
Persönliche Erreichbarkeit statt anonymer Hotline
Konstante Ansprechpartnerin, die Ihre Kund:innen kennt
Professionelle Gesprächsführung mit klarer Dokumentation
Rückruflisten & Follow-up-E-Mails unmittelbar nach jedem Gespräch
Flexible Zeitfenster – regelmäßig oder bei Bedarf
Saubere Prozesse, DSGVO-konform und mit Verschwiegenheitserklärung
Lokale Nähe wie internationale Erreichbarkeit: profitieren Sie von lokaler Expertise aus dem Raum München / Starnberg wie auch eine Vertrautheit mit internationalen Strukturen
„Erreichbarkeit ist kein Zufall, sondern Organisation.“
Wie ich arbeite
Ich halte den Ablauf bewusst einfach. Kein kompliziertes Setup, keine starren Systeme – nur klare Absprachen, feste Zeiten und eine professionelle Umsetzung.
1. Kennenlerngespräch
Wir besprechen, wie Ihre Anrufe aktuell laufen, welche Informationen wichtig sind und wie ich mich am Telefon melden soll.
Nach dem Gespräch wissen Sie genau, wie der Service funktioniert und wann wir starten können.
2. Einrichtung & Übergabe
Sie leiten Ihre Anrufe auf die vereinbarte Rufnummer weiter – alles andere erledige ich.
Begrüßung, Gesprächsnotiz, Rückrufliste: Ich arbeite nach Ihren Vorgaben, aber eigenständig und zuverlässig.
3. Umsetzung
Ich nehme Anrufe persönlich an, dokumentiere Inhalte, informiere Sie sofort und halte Ihr Postfach sauber.
Auf Wunsch trage ich Termine direkt in Ihren Kalender oder leite E-Mails weiter.
4. Feinschliff & Routine
Nach ein bis zwei Wochen optimieren wir Abläufe, passen Vorlagen an und finden den Rhythmus, der für Sie am besten funktioniert.
Ergebnis: ein Telefonservice, der sich anfühlt wie intern – nur ohne Fixkosten, Urlaubsplanung oder Ausfälle.
"Entlastung fühlt sich dann echt an,
wenn Sie nicht mehr daran denken müssen.“
Meine Kunden wissen, dass auf mich Verlass ist
Wenn Sie sich nicht zwischen Kundennähe und Produktivität entscheiden wollen und lieber an ihren Projekten arbeiten, statt ständig ans Telefon zu rennen, sollten wir reden.
Auch Selbständige, die professionell auftreten möchten – aber keine Lust auf Callcenter-Floskeln haben, profitieren stark von einem verlässlichen Telefonservice.
Ich bin Ihre Stimme, wenn Sie gerade keine haben – freundlich, verbindlich und immer auf den Punkt.
Typische Kund:innen sind
Kanzleien & Steuerberater: Rückrufkoordination, Terminvereinbarungen, Mandantenkontakt
Handwerksbetriebe & Bauunternehmen: Annahme von Kundenanfragen, Terminplanung, Angebotsnachverfolgung
Ärztliche und therapeutische Praxen: freundliche, strukturierte Annahme von Terminen und Rückfragen
Coaches, Berater:innen & Trainer:innen: Erreichbarkeit während Sitzungen oder Workshops sicherstellen
Start-ups & kleine Unternehmen: professioneller Außenauftritt, ohne eigenes Sekretariat
Freiberufler & Selbständige: strukturierte Kommunikation, auch bei unregelmäßigem Anrufaufkommen
„Ein verpasster Anruf ist manchmal ein verpasster Kunde.“
Preise & Verfügbarkeit – klare Regeln, kein Kleingedrucktes
Ich arbeite transparent, fair und ohne versteckte Kosten.
Sie zahlen nur die Zeit, die Sie tatsächlich brauchen – ob für ein paar Stunden pro Woche oder im festen monatlichen Paket.
So bleibt Ihr Telefonservice kalkulierbar, planbar und jederzeit anpassbar.
Zwei Modelle stehen zur Auswahl:
Flexible Stunden: ideal für den Einstieg oder unregelmäßige Anrufaufkommen – ab 45 €/h
Monatliche Pakete: für garantierte Erreichbarkeit und feste Zeiten – ab 500 € monatlich
Beide Varianten können jederzeit angepasst werden, je nachdem, wie sich Ihr Bedarf entwickelt.
Ich arbeite bewusst nur mit einer begrenzten Zahl an Kund:innen gleichzeitig, damit Qualität und Verfügbarkeit immer gesichert sind.
Alle Abläufe sind DSGVO-konform
Vertraulichkeit ist bei meiner Arbeit kein Zusatz, sondern Grundlage. Ich behandle alle Informationen, Kundendaten und Gespräche so, als wären es meine eigenen – mit absoluter Diskretion und höchstem Verantwortungsbewusstsein.
Was das konkret bedeutet:
Jede Zusammenarbeit kann auf Wunsch durch eine Verschwiegenheitserklärung (NDA) und eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) abgesichert werden.
Anrufnotizen, Kundendaten oder Gesprächsprotokolle werden ausschließlich in den vereinbarten Kanälen dokumentiert – keine Cloud-Dienste außerhalb der EU, keine Datenweitergabe an Dritte.
Ich lösche oder archiviere Inhalte nach Ihren Vorgaben, damit keine sensiblen Informationen unnötig gespeichert bleiben.
Vertrauen entsteht nicht durch Worte, sondern durch Haltung.
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Wie läuft das Kennenlerngespräch ab?
Wir sprechen etwa 15 Minuten telefonisch oder per Video über Ihren Bedarf, die aktuelle Situation und mögliche Abläufe. Danach wissen Sie genau, wie schnell wir starten können und welche Option sinnvoll ist.
Wie schnell kann der Telefonservice starten?
In der Regel innerhalb weniger Tage. Nach einem kurzen Kennenlerngespräch und der Abstimmung Ihrer Begrüßung richte ich alles ein, teste die Weiterleitung und kann meist noch in derselben Woche starten.
Wie funktioniert die technische Weiterleitung der Anrufe?
Ganz einfach: Sie leiten Ihre bestehende Telefonnummer zeitweise oder dauerhaft auf eine für Sie eingerichtete Rufnummer weiter. Für Ihre Kund:innen ändert sich nichts – sie rufen wie gewohnt Ihre Nummer an, ich nehme die Gespräche in Ihrem Namen entgegen.
Wie bekomme ich Informationen über eingegangene Anrufe?
Jeder Anruf wird dokumentiert – mit Name, Telefonnummer, Anliegen und gewünschtem Rückrufzeitpunkt. Sie erhalten diese Notizen wahlweise per E-Mail, Messenger oder in einer geteilten Liste. Auf Wunsch trage ich Rückrufe direkt in Ihren Kalender ein.
Kann ich festlegen, wie ich angesprochen werden möchte?
Ja. Begrüßung, Wortwahl und Tonalität werden individuell festgelegt, damit Ihre Kund:innen den Eindruck haben, direkt mit Ihrem Büro zu sprechen. Ich passe mich Ihrer Unternehmenssprache und Ihrem Stil an.
Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um?
Alle Gespräche und Daten werden streng vertraulich behandelt. Ich arbeite ausschließlich innerhalb Deutschlands, nutze DSGVO-konforme Tools und sichere Prozesse. Auf Wunsch erhalten Sie eine NDA (Verschwiegenheitserklärung) und AV-Vereinbarung.
Was passiert, wenn mehrere Anrufe gleichzeitig eingehen?
Wenn zwei Anrufe parallel eingehen, hat Priorität der laufende Anruf. Ich rufe verpasste Anrufer in Ihrem Namen zeitnah zurück oder informiere Sie über verpasste Versuche – je nach Absprache.
Kann ich den Telefonservice testweise buchen?
Ja, Sie können mit einem kleinen Stundenkontingent starten. So sehen Sie schnell, wie die Zusammenarbeit funktioniert und ob das Modell zu Ihrem Arbeitsalltag passt.
Ist der Telefonservice auch außerhalb Münchens nutzbar?
Ja. Ich arbeite remote aus dem Raum München / Starnberg, bin aber bundesweit verfügbar. Der Standortbezug dient vielen Kund:innen lediglich als Vertrauenssignal – die Umsetzung erfolgt digital und ortsunabhängig.
Was kostet der Telefonservice?
Das hängt von Umfang und gewünschter Verfügbarkeit ab. Einzelne Stunden starten ab 45 €, monatliche Pakete mit garantierten Zeiten ab 500 €. Im kostenlosen Orientierungsgespräch klären wir, welches Modell für Sie am besten passt.