Projektkoordination & Reiseplanung –
organisiert, bevor es stressig wird
Ich halte Projekte, Termine und Geschäftsreisen in Bewegung – strukturiert, digital und ohne interne Fixkosten.
Ob Kundenprojekt, Teammeeting, Geschäftsreise oder mehrstufiger Ablauf mit vielen Beteiligten: Sie liefern Inhalt und Ziel – ich übernehme Struktur, Recherche, Planung, Abstimmung, Unterlagen, Follow-ups und die berühmten „Details, um die sich keiner kümmern wollte“.
Ich arbeite als externe Assistenz für Unternehmen, Selbständige und Teams, die keine halbfertigen Listen, sondern funktionierende Abläufe brauchen – mit klaren Zuständigkeiten, dokumentierten Entscheidungen und verlässlicher Umsetzung.
Reiseplanung? übernehme ich. Projektkoordination? läuft. Tools? Asana, Notion, Trello, Teams, ClickUp – oder das, was Sie bereits nutzen.
„Wenn alles läuft, war es kein Zufall.“
Weniger Abstimmungsaufwand, mehr Klarheit, null Reibungsverluste.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Statt Zeit in Aufgabenlisten, Buchungsportale, Terminabstimmungen oder Tool-Chaos zu verlieren, geben Sie die komplette Projekt- und Reiseorganisation ab – und behalten nur die Entscheidungsgewalt.
Was Sie durch die Auslagerung gewinnen:
Strukturierte Projektkoordination ohne interne Overhead-Kosten
Reiseplanung inkl. Buchungen, Umbuchungen & Unterlagen – alles aus einer Hand
Klare Abläufe, definierte Zuständigkeiten, nachvollziehbare Schritte
Eine feste Ansprechpartnerin statt wechselnder Support-Teams
Arbeiten in Ihren Tools: Asana, Notion, Trello, Teams, ClickUp oder eigene Systeme
Saubere Dokumentation für alle Beteiligten – ohne Nachfragen
Backup & Troubleshooting bei Änderungen in letzter Minute
Zeitgewinn für Strategie, Kundengeschäft & Führung statt organisatorischem Kleinkram
Planung durch jemanden, der wie ein Projektmanager denkt – nicht wie ein Buchungssystem
„Liste, Ablauf, Backup –
das ist kein Perfektionismus, das ist Risikominimierung.“
Wie ich arbeite – Planung ohne Ping-Pong
Ich übernehme nicht „Einzelschritte“, sondern den gesamten organisatorischen Prozess:
Projektkoordination + Reiseplanung + Kommunikation + Dokumentation – alles in einem System, ohne Rückfragen-Orchester, ohne Mail-Chaos.
1. Briefing & Zielklärung
Sie geben Zweck, Rahmen & Prioritäten vor – ich frage das ab, was für Zeit, Budget und Umsetzung wirklich relevant ist.
Keine Romane, keine Workshop-Pflicht – nur klare Parameter.
2. Struktur & Vorschläge
Ich entwickle 1–3 realistische Optionen (keine 27 Varianten), abgestimmt auf Budget, Zeitfenster und Beteiligte. Sie entscheiden, ich lege los.
3. Koordination und Ausführung
Reisen, Termine, Dienstleister, Räume, Unterlagen, Teilnehmer – alles wird sauber koordiniert, dokumentiert und gebucht.
In Ihren Tools oder meinen – je nachdem, wie Ihr System aktuell läuft.
4. Unterlagen & Übersicht
Alle Beteiligten erhalten strukturierte Infos. Sei es für die aktuelle Agenda, für Tickets, Adressen, Zeiten, Kontakte oder auch Rechnungen.
Kein „Wo ist nochmal der Link?“ – alles liegt dort, wo es hingehört.
5. Betreuung bis zum Abschluss
Umbuchung? Teilnehmerwechsel? Flugverspätung? Tool-Probleme? Ich reagiere – statt Sie zu informieren und hängen zu lassen.
Ich bleibe die zentrale Schnittstelle, bis das Projekt oder die Reise abgeschlossen ist.
6. Übergabe & Nachbereitung
Belege, Abrechnungen, Feedback, Rückmeldungen, Dokumentation – alles geordnet und steuerfähig übergeben und ohne Informationsverlust.
Ergebnis: Projekte und Reisen, die laufen wie geplant – nicht wie gehofft.
"Projekt Firmenevent? Gerne!“
Meine Kunden wissen, dass alles läuft – auch wenn sie längst im nächsten Meeting sind
Wenn Sie Projekte, Kundenevents, Team-Meetings oder Geschäftsreisen nicht länger „nebenbei“ organisieren wollen, sondern jemanden brauchen, der strukturiert plant, mitdenkt und Probleme löst, bevor sie entstehen – dann sind Sie hier richtig.
Die meisten meiner Kund:innen haben denselben Engpass: Sie brauchen jemanden, der Abläufe steuert, Entscheidungen vorbereitet und Dinge erledigt, bevor sie auf dem Tisch landen – nicht jemanden, der erst fragt, wie er helfen soll.
Ich bin die Person, die Deadlines nachhält, Teams koordiniert, Tools aktualisiert, Teilnehmer erinnert, Umbuchungen klärt und parallel den roten Faden im Blick behält – damit Sie führen können, statt hinterher zu organisieren.
Ich organisiere, als wäre ich Teil Ihres Teams – nur ohne Fixkosten, Urlaubsplanung oder Chaos im Postfach.
„Gute Planung spart nicht nur Zeit, sondern auch Nerven.“
Vertraulichkeit & Organisation
Bei der Projektplanung laufen oft sensible Daten zusammen: Teilnehmerlisten, Kundennamen, interne Abläufe, Budgetrahmen, Absprachen mit Führungskräften. Deshalb gilt bei mir: Diskretion ist kein Extra, sondern die Grundlage der Zusammenarbeit.
Was Sie erwarten können:
Vertraulichkeit per NDA & AVV jederzeit möglich
Keine Weitergabe von Daten an Dritte ohne Freigabe
Nutzung Ihrer bestehenden Tools
Strukturierte Übergabe: alles dokumentiert, nichts „im Kopf der Assistenz“
Transparente Ablage: Reisedaten, Buchungen, Rechnungen, Teilnehmerlisten
DSGVO-konforme digitale Arbeitsweise, keine Speicherung in US-Tools ohne Absprache
Verantwortungsvolle Kommunikation in Ihrem Namen – professionell & markentreu
Kurz: Ich organisiere, als wäre ich intern – aber mit dem Blick von außen und dem Anspruch, nichts dem Zufall zu überlassen.
Preise & Verfügbarkeit
Sie zahlen nicht für „Organisation um der Organisation willen“, sondern für reale Entlastung, die spürbar Zeit zurückgibt.
Ob einzelne Geschäftsreise, wiederkehrende Event-Formate oder komplette Jahresplanung – Sie buchen nur den Umfang, den Sie wirklich brauchen.
Modell 1: Flexible Stunden – für einmalige oder unregelmäßige Aufgaben
Ideal, wenn Sie mich punktuell einsetzen möchten, z. B. für eine einzelne Reise, ein Kundenevent oder Projektspitze.
Abrechnung nach Aufwand, transparent dokumentiert, ab 45 € / Stunde.
Modell 2: Monatliche Pakete – planbare Entlastung mit garantierten Kapazitäten
Für Unternehmen, die dauerhaft jemanden brauchen, der Projekte, Meetings oder interne Events zuverlässig übernimmt.
Fixe Stundenkontingente, priorisierte Bearbeitung, ab 500 € / Monat.
Begrenzte Kundenzahl = garantierte Verfügbarkeit
Ich arbeite bewusst nur mit einer kleinen Anzahl paralleler Kund:innen, damit Qualität, Geschwindigkeit und Verlässlichkeit jederzeit gesichert bleiben. Wenn Kapazität frei ist – starten wir sofort. Wenn nicht – bekommen Sie einen klaren Zeitslot, statt vager Versprechen.
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(und Antworten zu bekommen)
Was genau umfasst „Projektkoordination“ in Ihrem Service?
Typische Aufgaben sind:
- Aufbau klarer Strukturen & Zeitpläne
- Abstimmung mit internen & externen Beteiligten
- Termin- und To-Do-Management
- Vorbereitung von Meetings & Unterlagen
- Follow-ups & Statusupdates
- Dokumentation & Übergabe
- Frühzeitiges Erkennen von Engpässen oder Abhängigkeiten
Kurz: Ich halte Ihre Projekt eorganisatorisch stabil, damit Sie sich um Inhalte, Entscheidungen und Ziele kümmern können.
Begleiten Sie Projekte nur administrativ oder auch inhaltlich?
Ich übernehme keine Fachberatung, aber ich strukturiere den Prozess, sorge für Verbindlichkeit, Termintreue, klare Kommunikation und organisiere alles, was das Projekt „am Laufen“ hält.
Arbeiten Sie mit agilen oder mit klassischen Projektmethoden?
Beides möglich. Ich passe mich an Ihre Arbeitsweise an – Kanban-Board, Wasserfall, hybride Modelle. Wichtig ist Klarheit: Wer macht was bis wann und wer braucht welche Info.
Können Sie auch bestehende Projekte übernehmen, die schon „schwimmen“?
Ja. Häufigste Anfrage: „Wir sind schon mittendrin, aber alles läuft über fünf Kanäle.“ Ich strukturiere, priorisiere und hole das Projekt auf ein sauberes organisatorisches Fundament, ohne alles neu aufzusetzen.
Welche Tools nutzen Sie für Projektkoordination?
Beispiele: Asana, Notion, Trello, ClickUp, Monday, MS Planner, Teams, Slack, Google Workspace, Confluence. Wenn Sie kein Tool haben, schlage ich eines vor. Wenn Sie schon eines nutzen, arbeite ich darin weiter.
Was passiert nach Projektende?
Ich übergebe komplett strukturierte Dokumentation, Zugangsdaten, Dateien, Abläufe, Learnings – so dass nichts „in meinem Kopf“ hängen bleibt. Danach: Abschluss oder Verlängerung, je nach Bedarf.
Übernehmen Sie nur Buchungen oder auch die gesamte Koordination?
Beides möglich – aber meine Kund:innen buchen mich in der Regel für den vollständigen Ablauf: Planung, Angebote, Buchung, Kommunikation, Unterlagen, Backup-Szenario, Rechnungsübersicht, Nachbereitung.
Für wen ist die Auslagerung der Projekt- und Reiseorganisation besonders sinnvoll?
Für Unternehmer:innen, Teams und Entscheider, die Verantwortung abgeben wollen, ohne Kontrolle zu verlieren. Typisch: Geschäftsreisen, Kundentermine, Team-Offsites, Projektphasen, Kick-off-Meetings, Roadshows, interne Events.